Копия трудовой книжки


Информация о том, как правильно заверить копию трудовой книжки работника. На какой период действительна копия и каковы частые ошибки при ее создании.

Куда нужна копия трудовой книжки?

Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.

Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.

Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.

Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).

Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.

Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего

Наиболее часто информация из трудовой книжки используется для получения банковских кредитов, так что рекомендуется указывать именно такую причину. Для оформления загранпаспорта копия этого документа по новым правилам уже не требуется. Если вы хотите устроиться на дополнительную работу, то об этом благоразумнее будет промолчать во избежание недоразумений.

Предприятия и организации готовы предоставить своим сотрудникам копии трудовой даже без указания причины. Тем более, что сам процесс создания и правильного оформления копий не слишком трудоемкий. По закону копия должна быть предоставлена не позднее трех дней с момента подачи заявления.

Если вы не знаете, куда требуется копия трудовой книжки, вы можете сделать ее заранее «на всякий случай», даже если в текущий период она вам и не нужна. В современном ритме жизни никогда не знаешь, что тебе может понадобиться в ближайшие дни.

Многие люди уже взяли за правило всегда иметь при себе ксерокопию паспорта и многих других важных документов. Так почему бы не обзавестись и копией трудовой? Этот документ является наглядным доказательством вашей занятости, в нем указана полная история всей вашей трудовой деятельности. Это может оказаться полезным в различных ситуациях: от оформления срочного кредита до устройства на дополнительную работу.

Какие существуют виды документов, удостоверяющих личность граждан РФ за рубежом

Нужна ли трудовая книжка для загранпаспортаЗаграничный паспорт – это документ, который удостоверяет личность граждан во время их нахождения за пределами страны, подданными которой они являются. Однако те, кто считает, что существует только два вида документов, с которыми можно отправляться за границу, то есть обычный и биометрический загранпаспорт, сильно ошибаются. Сегодня российские граждане имеют возможность получить следующие виды международных удостоверений личности:

  • традиционный загранпаспорт (старого образца);
  • с электронным носителем информации (биометрический);
  • служебный;
  • дипломатический;
  • удостоверение моряка.

Примечательно, что служебные и дипломатические документы являются собственностью Российской Федерации. Они выдаются гражданам только на время зарубежной поездки, а после ее завершения сдаются в выдавшие их органы. Такие документы используют лица, работающие в таких организациях, как:

  • Администрация Президента;
  • Государственная дума;
  • Совет Федерации;
  • Верховный, Конституционный или Высший арбитражный суд;
  • консульства и дипломатические представительства Российской Федерации, расположенные за пределами страны;
  • Центробанк России и в других государственных органах.

Если сотрудник этих служб отправляется в длительную командировку вместе со своей семьей, то каждому ее члену также выдается служебное международное удостоверение личности.

Все остальные граждане Российской Федерации имеют возможность получить заграничный паспорт, предназначенный преимущественно для туристических поездок.

Тем, кто планирует отправиться в зарубежное путешествие, рекомендуем внимательно ознакомиться со статьей «Оформление загранпаспорта».

Срок выдачи копии трудовой книжки

Если работник подал письменное заявление с просьбой выдать ему копию трудовой книжки, то такую копию необходимо сделать и передать ему в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225).

Срок действия копии трудовой книжки законодательством не установлен. Нужно понимать, что копия подтверждает содержание трудовой книжки лишь на момент ее изготовления. Уже на следующий день в трудовую книжку могут быть внесены дополнительные записи. Как правило, организация или орган, требующие представления копии трудовой книжки, сами ограничивают срок действия копии трудовой книжки (например, один месяц с момента заверения).

В каких случаях нужна копия трудовой книжки

Очень часто в жизни могут возникнуть ситуации, когда в той или иной государственной инстанции или в каком-то учреждении для оформления документов может потребоваться ксерокопия трудовой книги, так ее могут запросить в следующих ситуациях:

  • Повышение квалификации (разряда, категории, звания).
  • Переход из одного структурного подразделения предприятия в другое.
  • Пребывание женщин в декретном и отпуске по уходу за ребенком.

Как видно из данного перечня, случаев запроса копии трудовой предостаточно, а если учесть, что в учреждениях часто бывают большие очереди, как, например, при оформлении загранпаспорта, лучше будет человеку знать каким образом должен быть оформлен дубликат, в этом случае это позволит значительно сэкономить время.

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года

В соответствии с новыми правилами заверка документов зависит от того, зачем гражданину нужна копия. Порядок заверения регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016, и включает в себя:

  • отметку «Верно»;
  • должность ответственного работника;
  • подпись и расшифровку подписи;
  • дату заверения.

С 1.07.2018 необходимым пунктом является указание места хранения оригинала. Нужно указать компанию, в которой хранится оригинал и номер дела.

Кто и как приобретает книжки и вкладыши

Согласно пункту 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ № 225 (далее – Правила), работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Именно работодатель должен приобретать бланки. А не сами работники, которые норовят купить бланки трудовых книжек в киосках и тому подобных местах.

В последнем случае, кстати, работники сильно рискуют, поскольку могут нарваться на поддельные бланки и в дальнейшем уже объясняться по этому поводу под угрозой увольнения, не говоря уже о трудностях с подтверждением стажа.

Работодатель же приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил, п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н, далее – Порядок).

В соответствии с пунктом 2 Порядка изготовителем бланков трудовых книжек и вкладыша в трудовую книжку является Объединение «Гознак» Минфина России (строго говоря, «Гознак» печатает трудовые книжки уже с 1974 г.). Поэтому купить трудовые книжки (или вкладыши в них) вы можете как непосредственно у Объединения «Гознак», так и у его законных распространителей. В частности, перечень таких официальных распространителей можно найти на сайте «Гознака» (https://goznak.ru/aboutfaq/).

Обратите также внимание на Определение Верховного суда РФ от 06.09.2007 № КАС07-416, где указано, что иной способ приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша может квалифицироваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена статья 5.27 КоАП РФ.

Обратите внимание

Минтруд России подготовил проект Порядка ведения и хранения трудовых книжек, который заменит нынешние Правила.

При этом пункт 47 Правил предписывает при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее взимать с него плату, размер которой определяется суммой расходов на приобретение. Вновь принятый работник должен оплатить саму трудовую книжку, а сотрудник, у которого закончились все страницы раздела «Сведения о работе», – заплатить за вкладыш в трудовую книжку. Произвести оплату работник может в любой удобной форме. Может внести соответствующую сумму в кассу работодателя либо перечислить ее на счет организации в безналичном порядке. Есть и еще один вариант – вычесть стоимость книжки из заработной платы на основании заявления сотрудника, однако он может вызвать вопросы проверяющих. Впрочем, справедливость такого подхода косвенно подтверждается письмом Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1, так что в случае чего можно сослаться на него. Но нужно заявление работника.

В то же время работодатель вправе выдавать трудовые книжки и вкладыши в них безвозмездно. Для этого необходимо закрепить соответствующее положение в локальном нормативном акте организации, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка. Если такое решение будет принято, предупредите бухгалтерию о налоговых последствиях (в частности, при общей системе расходы на покупку в последующем безвозмездно переданных работнику бланков нельзя будет принять в целях налогового учета (п. 16 ст. 270 НК РФ), за исключением случаев, когда работодатель обязан выдать бланк трудовой книжки бесплатно – при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации или если работодатель испортил бланк во время заполнения).

Плата ни при каких обстоятельствах не взимается в случае массовой утраты трудовых книжек (вкладышей в них) или их неправильного первичного заполнения или порчи трудовой книжки (вкладыша) не по вине работника.

Пройдите социологический опрос!

[yop_poll id=”2″]

Для чего?

Казалось бы, какое отношение трудовая книжка имеет к загранпаспорту? До 2015 года наличие такого документа, как трудовая книжка, было обязательным при оформлении загранпаспорта. Однако сегодня эти требования отменены, и вам при оформлении загранника старого образца не потребуется ни выписка, ни копия трудовой.

При оформлении загранпаспорта с биометрическим чипом, понадобится представить копию или выписку из трудовой книжки, с данными за последние 10 лет. Делается это для того, что бы проследить, разрешён ли вам выезд за рубеж. В трудовой книжке отражаются не только данные о стаже держателя, но и о прохождении воинской службы и работе в госструктурах. Работники миграционной службы, проверяют можно ли вам выезжать за рубеж, не обладаете ли вы сведеньями, которые могут пригодиться иностранной разведке и прочее.

Не допускайте этих ошибок

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

  • отсутствие копии титульной страницы с личными данными;
  • наличие отметки «Копия верна», подписи, даты и печати не на всех страницах копии (для утраты актуальности достаточно отсутствия любого из этих элементов);
  • в сброшюрованном варианте не указано количество листов копии;
  • печать не захватывает текста копии, а стоит на пустом поле под ним.

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.

Ответственность за ложные сведения

Отсутствие необходимости подтверждения трудовой деятельности не означает, что граждане могут указывать в анкете любую информацию. За намеренное предоставление ложных сведений предусмотрена ответственность по ст. 19.18 КоАП РФ – штраф до 300 руб.

Такие случаи очень редки и всегда обнаруживаются сотрудниками УВМ МВД, поэтому лучше всего вписывать в заявление только достоверную информацию.

Переход на электронные трудовые книжки

С 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки. В разделе “Статьи” на нашем сайте вы найдете множество полезных материалом, посвященных электронным трудовым книжкам. Например, о внедрение электронной трудовой книжки.

logo_kp.png

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Где получать готовый документ

Узнать о готовности загранпаспорта пенсионер может по месту подачи заявки по телефону или лично, а также на сайте «Госуслуг».

Получение производится в территориальном органе МВД или МФЦ, где пенсионер подавал список документов.

Таким образом, для оформления загранпаспорта нужно написать заявление по установленной форме и подать в уполномоченный орган список документов. При этом не рекомендуется пользоваться услугами сторонних организаций (за исключением МФЦ). Всегда есть шанс столкнуться с мошенническими действиями и переплатой.

Рекомендации юриста

В первую очередь, важно соблюдать правила, по которым идёт приём документов для оформления паспорта. Если вы столкнулись с какими-то трудностями, то можно обратиться к юристам. Например, вы потеряли трудовую книжку, что делать? Как уже говорилось, на оформление паспорта это никак не повлияет. То есть документы у вас должны принять без проблем.

Многие опытные специалисты советуют делать копию трудовой книжки как только вы поступаете на работу, то есть каждый раз, когда место работы меняется. Так вы сможете зафиксировать все необходимые данные, которые лично вам потом пригодятся.

Кто за всё в ответе

Для любого владельца трудовой книжки важно, чтобы она была правильно заполнена. Ведь от этого зависит возможность при выходе на пенсию (и не только) использовать льготы, предусмотренные законодательством для разных категорий работников.

Лицом, несущим ответственность за правильное ведение и сохранность трудовых книжек на предприятии, является его руководитель. Безусловно, в большинстве случаев он не занимается кадровыми вопросами лично, а приказом назначает уполномоченных исполнителей. При этом ответственность перераспределяется следующим образом:

  • за ведение, оформление, заполнение трудовых книжек отвечает назначенный сотрудник;
  • за организацию процесса правильного ведения, учёта и хранения трудовых книжек отвечает руководитель.

За допущенные нарушения к должностным лицам предприятия могут быть применены меры воздействия в виде вынесения предупреждения или административного штрафа:

  • от 1 000 р. до 5 000 р. для ИП;
  • от 30 000 р. до 50 000 р. для юридических лиц.

При ближайшем рассмотрении становится понятно, что трудовая книжка требует исключительно ответственного отношения: слишком важная информация в ней заключена, и слишком многое от неё зависит. Осложняется ситуация тем, что законодательство непрерывно меняется, и вместе с ним периодически меняются правила ведения трудовых книжек. Поэтому и владельцы трудовых книжек, и их работодатели должны быть предельно внимательны при решении вопросов, связанных с этим документом.

  • Автор: Светлана Грушко
  • Распечатать
Светлана Грушко
Я люблю свою семью, люблю свою страну, люблю свою собаку (с)

Оцените статью:

(0 голосов, среднее: 0 из 5)


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.